Hangi CRM seçilmeli?
CRM tartışması genellikle yanlış yerden başlar: hangi yazılımın daha çok özelliği var? Oysa bu alanda en çok karşılaşılan sonuç, özellikleri zengin bir sistemin üç ay sonra hiç açılmamasıdır.
Bu yazı seçimde bakılacak beş kriteri, tablo ile yazılım arasındaki eşiği, geçiş maliyetini ve seçimi bozan yaygın yanlışları anlatıyor.
CRM seçimi, özellik listesiyle değil tek soruyla yapılır: bu aracı her gün açacak mısın? Açılmayan CRM, en pahalı CRM'dir. Küçük bir işletmede aylık yeni temas sayısı elliyi geçmiyorsa iyi kurulmuş bir tablo çoğu zaman yeterlidir. Yazılıma geçiş eşiği, birden fazla kişinin aynı kayıtlara dokunmaya başladığı ya da takip hatırlatmalarının elle yönetilemediği andır. Seçimde bakılacak beş kriter şudur: veri girişinin hızı, hatırlatma yeteneği, mail ile bütünleşme, dışa aktarma kolaylığı ve fiyatın büyümeyle nasıl değiştiği.
Önce doğru soru
CRM seçiminde tek belirleyici soru şudur: bu aracı her gün açacak mısın?
Açılmayan bir CRM, içindeki verinin bayatlaması yüzünden zamanla yanlış kararlara yol açar. Yarım dolu bir sistem, hiç sistem olmamasından daha tehlikelidir çünkü var olduğu sanılır.
Bu yüzden karar, özellik karşılaştırmasıyla değil kendi çalışma alışkanlığınla verilir. CRM kurulumu yazısındaki asgari alan listesi, bu alışkanlığı destekleyecek kadar sade tutulmuştur.
Tablo ne zaman yeterli?
Bir tablo, şu üç koşul birlikte sağlandığında yeterlidir:
- Tek kişi ya da en fazla iki kişi kayıtlara dokunuyor.
- Aylık yeni temas sayısı elliyi geçmiyor.
- Takip hatırlatmaları takvimden yürütülebiliyor.
Bu koşullarda tablonun avantajı büyüktür: kurulum maliyeti sıfırdır, istediğin gibi şekillendirirsin ve veri tamamen senindir.
Tablo kurgusunda asgari sütunlar şunlardır: şirket, kişi, kanal, ilk temas tarihi, son temas tarihi, aşama, bir sonraki adım ve tarihi, not. Dokuz sütun, çoğu küçük işletmenin ihtiyacını karşılar.
Yazılıma geçiş eşiği
Geçiş, özellik isteğiyle değil acıyla tetiklenir. Üç işaretten biri görünüyorsa eşik geçilmiştir:
Birden fazla kişi aynı kayda dokunuyor. Tabloda eşzamanlı çalışma hata üretir ve kimin ne yaptığı kaybolur.
Takip elle yönetilemiyor. Bir sonraki adımı hatırlamak için ayrı bir listeye ihtiyaç duyuyorsan, hatırlatma yeteneği olan bir sistem gerekir.
Geçmişi bulmak zorlaşıyor. Bir kişiyle ne konuşulduğunu bulmak dakikalar alıyorsa, mail bütünleşmesi olan bir sistem zaman kazandırır.
Üçü de yoksa geçiş, çözülmemiş bir problemi olan bir araç satın almaktır.
Bakılacak beş kriter
- Veri girişinin hızı. Bir temasın kaydedilmesi bir dakikadan uzun sürüyorsa sistem kullanılmaz. Test et: bir kişiyi ekleyip not düşmek kaç tık?
- Hatırlatma. Bir sonraki adımı tarih ile kaydedebiliyor ve o gün seni uyarabiliyor mu?
- Mail bütünleşmesi. Yazışmalar otomatik olarak kayda düşüyor mu, yoksa elle mi kopyalanıyor?
- Dışa aktarma. Tüm veriyi tek dosyada dışarı alabiliyor musun? Alamıyorsan sistem seni kilitler.
- Fiyatın büyümeyle ilişkisi. Kullanıcı başına mı, kayıt başına mı? İkinci model küçük ekiplerde beklenmedik maliyet üretir.
Dördüncü madde en çok atlanan ve en pahalı olanıdır; abonelik iptalinde veri kaybı aynı sebepten yaşanır.
Seçimi bozan üç yanlış
Gelecekteki ihtiyaca göre seçmek. Yirmi kişilik bir ekibin ihtiyacına göre seçilen sistem, iki kişilik ekipte kullanılmaz. Bugünkü ihtiyaca göre seç, geçiş maliyetini kabul et.
Her alanı doldurmaya çalışmak. Sistem otuz alan sunuyorsa, sen sekiz tanesini doldur. Doldurulmayan alanlar raporları bozar.
Aşamaları gerçekte olmayan bir sürece göre kurmak. Yedi aşamalı bir boru hattı, üç aşamalı bir satış sürecine sahip bir işletmede sürekli yanlış veri üretir. Aşamalar gerçek huniyle birebir eşleşmelidir.
Son not: sistem değiştirmek her zaman mümkündür ve düşünüldüğü kadar pahalı değildir. Asıl pahalı olan, hiçbir yerde tutulmayan ve insanların kafasında kalan satış verisidir.
Sık sorulan sorular
Küçük bir işletme için tablo yeterli mi?
Tek ya da iki kişi kayıtlara dokunuyorsa, aylık yeni temas sayısı elliyi geçmiyorsa ve hatırlatmalar takvimden yürütülebiliyorsa yeterlidir. Bu koşullarda tablonun kurulum maliyeti sıfırdır ve veri tamamen sende kalır.
CRM'e ne zaman geçilmeli?
Üç işaretten biri göründüğünde: birden fazla kişi aynı kayda dokunmaya başladığında, takip hatırlatmaları elle yönetilemediğinde ya da bir kişiyle ne konuşulduğunu bulmak dakikalar aldığında.
CRM seçerken en çok atlanan kriter nedir?
Dışa aktarma. Tüm veriyi tek dosyada dışarı alamıyorsan sistem seni kilitler ve ileride geçiş yapmak istediğinde satış geçmişini kaybedersin. Bu kriter, seçim aşamasında test edilmelidir.
Bu sistemi kurmayı 6 haftada öğren
Sıfırdan Müşteri programında giden kanalı, kişisel markayı ve teklif sürecini canlı derslerde, görevlerle kendi işinde kurarsın. Erken kayıt her dönemin ilk 15 kişisi içindir.
Fiyatlara bak Programa katıl